Règlement de participation au salon LABORAMA 2024 |
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Ce règlement s'applique au salon professionnel LABORAMA organisé par la Fédération Laborama pour l'année 2024 (ci-après dénommée “ LABORAMA”) LABORAMA comprend 2 volets :
Volet 1: un salon physique de 2 jours se déroulant dans le Palais 3 de Brussels Expo Volet 2: un congrès de 2 jours, organisé parallèlement au salon physique. Le congrès est organisé par la fédération Laborama sous la supervision d'un comité scientifique que supervise le programme. Les frais d'organisation du congrès sont pris en charge par la fédération Laborama. Les exposants ne doivent s'inscrire que pour le salon physique LABORAMA. Ils ne paient que pour la réservation du stand. Tous les prix mentionnés sont hors TVA. |
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| Règlement intérieur: | |
| 01. |
L’inscription comme exposant à LABORAMA est ferme et définitive. Par leur inscription, les exposants s'engagent à respecter les dispositions du règlement de participation à LABORAMA, et toute disposition nouvelle adoptée par les organisateurs dans l'intérêt du salon. |
| 02. |
Par leur participation à LABORAMA, les exposants s’engagent à ne présenter que des produits et/ou services en rapport direct avec le secteur du laboratoire. La participation à LABORAMA est ouverte aussi bien aux membres qu’aux non-membres de Laborama, bien que la participation d’un non- membre de Laborama ne soit acceptée que si l’organisation de Laborama estime que l’activité commerciale de la société non-membre est en rapport direct avec le secteur du laboratoire. En plus, l’organisation de Laborama se réserve le droit de refuser l’inscription des sociétés qui n’ont pas un siège commercial en Belgique ou qui n’y exercent pas d’activité commerciale directe. |
| 03. |
L’inscription des sociétés se fait sous leur nom. Seule la société qui s’inscrit sera considérée par l’organisateur comme exposant effectif. Ce n’est qu’à cette société que les services, décrits dans le règlement, seront accordés. Il est interdit à l’exposant de céder à un tiers l’entièreté ou une partie de son stand, sous quelle dénomination ou titre que ce soit. Dans le cas où l’exposant déciderait, malgré tout, de partager son stand avec des tiers, ceux-ci ne pourront prétendre aux services de LABORAMA et ne pourront faire valoir aucun droit. |
| 04. |
Les inscriptions se font uniquement on-line via le formulaire d’inscription repris sur le site web expo.laborama.be. |
| 05. |
L’organisateur se réserve le droit de refuser ou d’accepter une demande de participation à LABORAMA, à tout instant et pour quelque raison que ce soit. |
| 06. |
Le prix d'un stand est facturé en 1 fois. La facture pour la réservation de stand est redevable à la date d’échéance et, au plus tard, 2 semaines avant le début du salon. Dans le cas où le montant redevable reste (même partiellement) impayé, l’organisation se réserve le droit de mettre fin à la participation de l’exposant à LABORAMA, en respectant les clauses et obligations telles que décrites dans l’article 10 du présent règlement. |
| 07. |
Prix forfaitaire pour la participation à LABORAMA (description voire introduction) avec un stand standard (voir article 13) est ; Pour chaque module de 12 m ²:
Les membres de Laborama bénéficient de cette réduction intéressante s’ils répondent aux conditions suivantes :
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| 08. |
Les prix mentionnés s’entendent hors TVA de 21%. Depuis le 1er janvier 2011, la TVA est redevable dans le pays où l'exposant est établi. Les exposants étrangers (en possession d’un numéro de TVA non-belge) recevront, à partir de cette date, des factures sans TVA pour toutes les prestations de services rendus dans le cadre d'une participation à un salon (y compris le stand), à l'exception des frais de restauration pour lesquels la TVA reste redevable dans le pays où le service est matériellement exécuté. |
| 09. |
Laborama accepte des inscriptions jusqu’à 5 semaines avant la date du salon. Passé ce délai, Laborama ne peut garantir ni la réservation de l’exposant ni la fourniture de tous les services y attenant. Cette règle est également d’application pour toute réservation de stand, pour laquelle la facture reste impayée 2 semaines avant le début du salon LABORAMA. |
| 10. |
En cas d’annulation par l’exposant, pour toute raison, les frais suivants seront en tous cas redevables à Laborama:
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| 11. |
Clause Force majeure Pour des raisons de force majeure, la Fédération Laborama peut annuler LABORAMA. A. Un événement de force majeure est tout événement qui :
La condition d’application, en droit commun, de l’imprévisibilité en matière de force majeure ne doit donc pas être remplie. Sont considérés comme un événement de force majeure, sans que cette liste ne soit exhaustive :
B. Si la Fédération Laborama est concernée par un événement de force majeure, elle en informera par e-mail les exposants inscrits dans les plus brefs délais. La Fédération Laborama fournira toutes les pièces justificatives utiles avec cette notification afin de permettre à ses interlocuteurs de constater l'existence et l'impact de l'événement de force majeure allégué. C. La Fédération Laborama prendra toutes les mesures raisonnables pour limiter l'effet de l'événement de force majeure invoqué sur l'exécution de ses obligations au titre du contrat. Par exemple, en cas d'événement de force majeure aggravant de manière significative les engagements concernant l'organisation de LABORAMA 2024, la Fédération Laborama fera tous les efforts raisonnables pour organiser le cas échéant ine version digitale de l'événement. D. Si la Fédération Laborama invoque un événement de force majeure, elle est libérée de toute responsabilité contractuelle ou extracontractuelle à compter de la survenance de l'événement de force majeure. La Fédération Laborama ne pourra donc en aucun cas être tenue responsable du non-respect des obligations affectées par la force majeure. Si un événement de force majeure aggrave substantiellement la poursuite de l'exécution des obligations découlant du contrat pour la Fédération Laborama, la Fédération Laborama dissoudra immédiatement le contrat pour le volet physique du salon. Toutefois, un volet digital de l'événement peut être envisagé dans le cas où les parties concernées y sont suffisamment favorables. E. En cas de dissolution du contrat en raison d'un événement de force majeure, chaque exposant inscrit sera tenu de payer 40% du prix qui lui aura été facturé, avec un maximum de € 3000,-, et ce à titre d'indemnité forfaitaire pour les frais et prestations fournis par la Fédération Laborama concernant l'organisation LABORAMA 2024. La Fédération Laborama remboursera ou créditera 40% pour l'annulation de LABORAMA 2024 majoré, le cas échéant, de la parte de l’indemnité forfaitaire supérieure à € 3000,-. Pour les 20% restants, l'exposant qui s'est inscrit à l'édition 2024 peut opter pour un remboursement ou un crédit, ou pour un bon, qui peut être utilisé pour de futures manifestations de la fédération Laborama dans un délai de 2 ans à compter de la notification de la dissolution pour cause de force majeure. |
| 12. |
L’organisateur confirmera ou refusera, par email, chaque demande de participation à Laborama endéans les 3 semaines suivant la date de réception de la demande de participation. Un refus ne sera pas motivé par l’organisateur. Si l’exposant (potentiel) n’a pas reçu de réponse endéans ce délai, il doit considérer que sa demande n’a pas été enregistrée et doit réintroduire une nouvelle demande auprès de l’organisateur Laborama. |
| 13. |
Les stands à LABORAMA sont composés de modules de 12 m². Description de l’aménagement d’un stand d’un module de 12 m² :
Le stand et les allées sont recouverts de tapis. Sur demande et moyennant un supplément de prix, une réserve peut être installée dans le stand. |
| 14. |
La superficie minimale des stands mis à la disposition des exposants est de 12 m² (=1 module). La superficie maximale étant de 120 m² (= 10 modules). Des stands d’une superficie de 12, 24, 36, 48,60, 72, 96 ou 120 m² sont disponibles. Les stands en forme de L ne seront pas autorisés. Ci-dessous les diverses possibilités d’implantation d’un stand :
Il n’est pas permis de considérer l’allée comme faisant partie intégrante du stand. La seule fonction de l’allée étant d'assurer le passage des visiteurs.
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| 15. |
Ilots thématiques L’organisateur peut décider d’implanter des îlots/villages thématiques. Ces îlots/villages sont spécifiquement réservés aux sociétés dont la spécialité sera précisée ultérieurement. Pour cette l'édition, l'organisateur a décidé de ne pas construire d'île thématique.For the upcoming edition, the organisation has decided not to set up a theme island. |
| 16. |
La hauteur maximale des stands dans la zone d’exposition générale est de 2,50 m. Les stands seront construits comme décrit à l’article 13 ci-dessus. La décoration intérieure du stand, telle qu'établie par l’exposant, ne peut en aucun cas excéder les limites du stand ni en hauteur, ni en surface. Le sol du stand est obligatoirement revêtu par les dalles de tapis installé/mis à disposition par l’organisateur. De plus, l’exposant ne peut pas enlever de sa propre initiative, quelconque partie du stand qui lui a été fournie par l’organisateur ni pendant le montage, le démontage ou toute la durée du salon (pour la seule exception voir art. 17 & 19). Les exposants ne peuvent pas (faire) suspendre d’objets, pour quelque raison que ce soit, au plafond du hall d’exposition. Tout dommage causé au matériel mis à disposition de l’exposant doit être dédommagé par ce dernier. |
| 17. |
Planchers surélevés L'utilisation d'un plancher surélevé est autorisée pour les stands d’une superficie minimale de 48 m². L’objectif premier d’un plancher surélevé étant de recouvrir la profusion de câblages électriques afin d’accroître la sécurité sur le stand. Dans le cas où un plancher surélevé est effectivement construit dans un stand, l’exposant doit respecter les règles suivantes :
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| 18. |
Le prix forfaitaire de location par module de 12 m² comprend:
Les textes pour le catalogue on-line rédigés dans la/les langue(s) de votre choix, sont obligatoirement transmis à l’organisateur via le site web de LABORAMA : www.expo.laborama.be. L’exposant est seul responsable des données qui seront reprises dans le catalogue du site web. L’exposant est seul responsable pour l'exactitude des données telles qu'adresses, textes, sélection de catégories de produits, logo sur le site web. LABORAMA ne peut, en aucun cas, être tenu responsable de toute erreur y afférent. La fédération Laborama n’assumera aucune responsabilité vis-à-vis des tiers dans le cas de données incorrectes d’exposants. Les coûts pour la connexion électrique ne sont pas inclus dans le prix. Chaque exposant est obligé de commander une connexion électrique à Brussels Expo. La connexion peut être commandée à la boutique en ligne (webshop) de Brussels Expo. Lors de la commande de services et de biens (entre autres, ceux figurant dans le manuel d'exposition), l'exposant s'engage à payer les coûts associés au fournisseur concerné. |
| 19. |
L’organisateur peut décider de mettre à disposition un nombre limité de modules/emplacements là où il ne prévoit aucun stand modulaire. Il fournit uniquement le tapis et le numéro de stand. Ces emplacements ne peuvent être réservés que par des exposants qui réservent un stand dont les dimensions varient entre 72 m² et 120 m² en 1 bloc. Ces modules/emplacements sont proposés aux mêmes conditions tarifaires que celles qui sont visées à l’article 7 du présent règlement du salon. L’exposant qui souhaite installer son propre stand à ces emplacements s’engage à respecter toutes les autres règles du règlement du salon et en particulier à suivre les prescriptions relatives à la construction des stands. La réservation de ces emplacements:
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| 20. |
Une société peut être reprise dans le catalogue on-line de LABORAMA, sans pour autant participer au salon. Une telle insertion dans le catalogue on-line de LABORAMA coûte EUR 2.500,00 (hors TVA). Ce prix est d’application par salon professionnel organisé par la fédération Laborama et non par année (si plus d’un salon professionnel est organisé durant cette année). |
| 21. |
Seule la direction de Laborama décide de l’implantation du salon et de l’attribution des emplacements. Les emplacements seront attribués sur base des critères suivants:
Au moment de l’inscription, les exposants ont la possibilité d’indiquer leur préférence pour l’emplacement de leur stand. Cette information est purement indicative sans lier Laborama. L’organisateur ne doit pas justifier l’attribution de l’emplacement d’un stand. Toutefois, il s’engage à attribuer les emplacements, au mieux, en tenant compte au maximum des desiderata de l’exposant, suivant les critères susmentionnés, la disponibilité des emplacements et le règlement. |
| 22. |
Dans le cas d’une inscription simultanée (en date et/ou surface) d’un membre de Laborama et d’un non- membre de Laborama, le membre de Laborama aura la priorité lors de l’attribution de l’emplacement. |
| 23. |
L’organisateur se réserve le droit d’adapter le plan du salon et par conséquent, de modifier l’implantation des emplacements si cela s’avère utile ou nécessaire, sans que cela ne confère aux exposants le moindre droit de revendiquer un quelconque dédommagement. L’organisateur transmet à l’exposant le plan du salon à titre purement informatif. Ce plan sera adapté de façon régulière selon l’évolution des inscriptions au salon. Dans le cadre de l’optimisation du salon, l’organisateur peut attribuer un nouvel emplacement à un exposant, pour autant que l’exposant marque son accord avec cette proposition. |
| 24. |
Des services supplémentaires peuvent être commandés via le site web du salon, expo.laborama.be, auprès des différents fournisseurs repris dans le dossier technique mis à la disposition de l’exposant. Ces services seront facturés directement aux exposants. Lors de la commande de services et de biens (entre autres, ceux figurant dans le manuel d'exposition), l'exposant s'engage à payer les coûts associés au fournisseur concerné. |
| 25. |
Laborama met gratuitement les services suivants à la disposition des exposants :
Cette liste est non exhaustive. Ces services ne peuvent en aucun cas être considérés comme acquis et Laborama se réserve le droit de revoir sa position quant aux services gratuits offerts. Ceci implique que Laborama peut, à tout moment et sans consultation de tiers, décider d’ajouter ou de supprimer des services offerts gratuitement. Les exposants n’ont aucun recours. Les exposants qui ne désirent pas faire usage de ces services ne peuvent en aucun cas avoir droit à une compensation financière. |
| 26. |
Montage: Les exposants aménagent leur stand la veille de l’ouverture, de 12 h à 21 h. Ils peuvent terminer leur aménagement le premier jour du salon, de 07 h à 09 h (petite finition uniquement). L'accès au domaine clôturé de Brussels Expo avec un véhicule n'est possible que sur présentation d'un billet d'entrée. Ceux-ci peuvent être demandés à l'organisation. L'organisation en informera également les exposants à plusieurs reprises. |
| 27. |
Heures d’ouverture pendant le salon : 1ier jour – Jeudi:
2ième – Vendredi:
Une présence de personnel doit être assurée sur le stand pendant les heures d’ouverture du salon. L'accès au hall d'exposition en voiture n'est pas possible pendant les jours d'exposition. |
| 28. |
Démontage : Les exposants libèrent leur stand le dernier jour du salon, le vendredi, de 16 h 00 à 21h. Si le stand de l’exposant n’est pas complètement libéré dans les délais prévus ou si celui-ci n’est pas remis dans l’état initial lors de la mise à disposition, l’organisateur se réserve le droit de prendre les mesures qui s’imposent aux frais de l’exposant. L'accès à l'enceinte de Brussels Expo avec un véhicule n'est possible que sur présentation d'un billet d'entrée. Ils peuvent être demandés à l'organisation. L'organisation en informera également les exposants à plusieurs reprises. |
| 29. |
Il est interdit d’enlever, des stands, du matériel, des produits, de la documentation, de la documentation, des affiches…, avant l’heure de fermeture officielle de LABORAMA (vendredi 16h00), sauf autorisation écrite de l’organisateur. L’exposant est tenu d’introduire une demande écrite à ce sujet auprès de l’organisateur. Dans l'intérêt général, l'Organisateur peut décider d'avancer l'heure de fermeture (avec un maximum de 2 heures). |
| 30. |
Les noms et n° de stands des exposants sont apposés par l’organisateur sur les frises. Il est interdit aux exposants d’ajouter un nom, une publicité ou un logo sur les frises existantes ou sur le côté extérieur de leur stand. Il est également interdit aux exposants de faire de la publicité ou de déployer quelconque activité en dehors de leurs stands, dans les allées ou autres parties communes (y compris les entrées au salon). Toute infraction à cette règle entraînera l’enlèvement immédiat du nom, publicité, logo… litigieux. |
| 31. |
Il est interdit aux participants de (faire) distribuer des listes de prix, catalogues, circulaires,…à l’extérieur des stands. L’exposant peut placer des brochures, dépliants et documents promotionnels uniquement dans les présentoirs prévus à cet effet par LABORAMA à plusieurs endroits dans le salon. Ces brochures/dépliants doivent avoir trait aux produits présentés par l’exposant. Toute infraction constatée donnera lieu à l’enlèvement immédiat du matériel litigieux. |
| 32. |
L’organisateur assure le matériel de construction des stands. LABORAMA souscrit une police d’assurance en responsabilité civile couvrant son organisation vis à vis des tiers, pour ce qui est des parties communes, hors stands. Chaque exposant est tenu d’assurer son propre matériel. Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance exploitation qui le couvre contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, provoqué par une erreur personnelle, ou par une erreur commise par son personnel, des personnes travaillant pour lui ou sous sa responsabilité. Les exposants font abandon de recours vis-à-vis de l'organisateur, les propriétaires ou les locataires de l’immeuble, pour tout dommage causé au matériel exposé, la construction du stand, etc., pour quelque raison que ce soit. L'organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de vol, dégât, incendie, disparition, etc. de matériel exposé ou d’autre biens qui se trouvent dans les halls d'exposition. Afin de minimiser les risques de vols, l’organisateur demande de ne pas laisser des objets de valeur à un endroit visible ou facile d’accès. |
| 33. |
Electricity La connexion électrique n'est pas incluse dans le prix du stand. Chaque exposant doit également commander son propre raccordement électrique pour son stand en fonction de la consommation dont il a besoin. La connexion peut être commandée à la boutique en ligne (webshop) de Brussels Expo à laquelle l'exposant a accès via le manuel d'exposition. Cette connexion électrique devrait également inclure l'éclairage standard du stand, qui consomme ± 100 watts par zone réservée de 12 m². Seul l’installateur accrédité par l’organisateur du salon aura le droit d’exécuter les raccordements électriques des stands au réseau d’électricité des halls d’exposition. L’exposant doit spécifier d’avance et communiquer à l’organisateur du salon la puissance électrique requise pour son stand, en utilisant le bon de commande adéquat repris dans le manuel technique on- line du salon. L’organisateur est tenu de fournir cette alimentation électrique pour autant qu’elle soit disponible et techniquement réalisable. Une impossibilité de mise à disposition d’une alimentation électrique ne donnera pas lieu à un dédommagement ou un remboursement quelconque à l’exposant, même si l’organisateur a, dès le départ, par ignorance ou par incompétence, approuvé le raccordement. Tout manque ou toute interruption d’électricité résultant de la commande préalable d’une alimentation électrique insuffisante sera récupéré auprès de l’exposant concerné.
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| 34. |
Toute infraction de la part de l’exposant au règlement ou le non-respect des accords ou conventions, donnera à l’organisateur le droit de couper sans délai le courant dans le stand de l’exposant, jusqu’à solution du litige. |
| 35. |
Un service de «restauration» est mis à la disposition des exposants. L’organisateur réserve à cet effet une aire de restauration dans le salon. Les exposants peuvent payer leurs consommations sur place soit au comptant, soit par Bancontact, soit par carte de crédit |
| 36. |
Laborama établira un fichier d’adresses des visiteurs après chaque salon (par lieu). Ce fichier n’est proposé qu’aux sociétés qui ont effectivement participé en tant exposant au salon en question. Laborama se réserve le droit de vendre les fichiers d’adresses visiteurs. Le fichier d’adresses sera fourni à l’exposant après réception du paiement de la facture correspondant à ce service. |
| 37. |
Pour toutes situations non décrites dans ce règlement, la décision finale appartient à l’organisateur. |
| 38. |
Litiges. Les exposants s’engagent à respecter tous les termes du présent règlement. Tout litige est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (Belgique). |
