Reglement voor deelname aan Laborama


Dit reglement is van toepassing op elke vakbeurs Laborama (hierna vernoemd als "Laborama Expo") die door de federatie Laborama wordt georganiseerd. In 2019 omvat Laborama Expo 1 vakbeurs van 2 dagen, waarvoor exposanten kunnen inschrijven. Alle prijzen die vermeld worden zijn geldig voor 1 vakbeurs en zijn excl. BTW.
 
1. Inschrijving voor deelname aan Laborama Expo is bindend. Door hun inschrijving verbinden de exposanten zich ertoe de bepalingen van dit reglement na te leven, evenals elke nieuwe bepaling die in het belang van de beurs door de organisatoren zou worden aangenomen.
 
2. Deelnemers aan Laborama Expo verbinden zich ertoe enkel producten en/of diensten voor te stellen die rechtstreeks verband houden met de Laboratoriumsector.
 
Zowel leden als niet-leden van Laborama kunnen zich inschrijven voor deelname aan de vakbeurs Laborama Expo. Niet-leden kunnen enkel worden toegelaten indien het bestuur van Laborama van oordeel is dat de commerciële activiteit van de aanvrager voldoende verband houdt met de laboratoriumsector.
Bovendien behoudt de organisator zich het recht voor om inschrijvingen van bedrijven af te wijzen die niet in België gevestigd zijn of geen rechtstreekse commerciële activiteit in België uitvoeren.
 
3. Bedrijven schrijven in onder hun eigen naam. Enkel het bedrijf dat zich inschrijft zal door de organisator beschouwd worden als een effectieve exposant. Het is enkel aan dit bedrijf dat de diensten zoals vermeld in het regelement worden aangeboden.
Het is de exposant niet toegestaan de aan hem toegewezen stand geheel of gedeeltelijk aan derden, onder welke benaming of welke titel ook, ten gebruike af te staan.
In geval de exposant beslist zijn stand toch te delen met derden, dan zal deze laatste geen aanspraak kunnen maken op diensten van Laborama Expo en geen enkel recht kunnen doen gelden.
 
4. Inschrijven gebeurt enkel online via het inschrijvingsformulier op de website expo.laborama.be
 
5. De organisatie behoudt zich het recht voor te allen tijde en voor welke reden ook een aanvraag voor deelname aan Laborama Expo te aanvaarden of te weigeren.
 
6. De prijs van een stand wordt in 1 keer gefactureerd. De factuur voor de standreservatie dient op vervaldag voldaan te worden en uiterlijk 2 weken voor de aanvang van de beurs. Indien het verschuldigd bedrag, niet of niet volledig voldaan is, is het bestuur bevoegd de deelname te beëindigen waarbij de exposant gehouden is het bedrag te betalen dat hij vooralsnog verschuldigd is volgens artikel 10 van het tentoonstellingsreglement.
 
7. De forfaitaire prijs per module van 12m² voor een standaard stand op Laborama Expo Brussels is:

  • Voor Laborama leden : EUR 2.340,00 (BTW excl.)
  • Voor niet-Laborama leden: EUR 2.990,00 (BTW excl.)

 
Laborama leden genieten van deze belangrijke korting op voorwaarde dat :

  • zij reeds lid zijn van Laborama op het ogenblik van hun inschrijving en hun lidgeld betaald hebben voor het volledig jaar 2018
  • zij minstens gedurende het volledige jaar 2019 lid blijven van Laborama
  • zij geen betalingsvertraging hebben t.o.v. Laborama (met uitzondering van een geaccepteerde betwisting).

 
8. Vermelde prijzen zijn exclusief 21% BTW.
Sinds 1 januari 2011 is BTW verschuldigd in het land waar de exposant gevestigd is.
Buitenlandse exposanten (met niet-Belgische BTW nummers) ontvangen vanaf die datum facturen zonder BTW voor alle dienstprestaties in het kader van een beursdeelname (incl. stand) met uitzondering van catering waarvoor BTW verschuldigd blijft in het land waar de dienst gepresteerd wordt.
 
9. Laborama aanvaardt inschrijvingen tot 5 weken voor het evenement. Na deze datum kan Laborama de aanvaarding van de exposanten niet meer garanderen, noch het aanbieden van alle inbegrepen diensten.
Deze regel geldt ook in geval van openstaande facturen voor standreservatie op 2 weken voor de aanvang van het evenement.
 
10. Een exposant die zich al inschreef en voor welke reden ook zijn beursdeelname annuleert, dient volgende kosten in ieder geval te vergoeden aan Laborama:

  • meer dan 60 dagen voor de aanvang van het evenement: 10% van het totale bedrag
  • van 60 dagen tot 30dagen voor de aanvang van het evenement: 30% van het totale bedrag
  • van 30 dagen tot 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 50% van het totaal bedrag
  • minder dan 14 dagen voor de aanvang van het evenement: 75% van het totaal bedrag

Annulatie van de vakbeurs door de organisator voor redenen van overmacht geven geen aanleiding tot terugbetaling of het opstellen van een creditnota, door de organisator, ter annulering van openstaande facturen van de exposant.
 
11. Elke inschrijving voor deelname aan Laborama Expo, wordt binnen de 3 weken volgend op de datum van ontvangst bij de organisator, door deze laatste per e-mail bevestigd of afgewezen. De afwijzing zal niet gemotiveerd worden door de organisator. Indien de (kandidaat) exposant 3 weken na zijn inschrijving geen antwoord ontvangt van de organisator, dient hij zijn inschrijving als niet-bestaand te beschouwen en een nieuwe aanvraag voor deelname in te dienen.
 
12. De stands op Laborama Expo zijn opgebouwd uit modules van 12m². Elke stand van 12m² is standaard als volgt uitgerust:

  • witte scheidingswanden,
  • aluminium frame,
  • fries met standnummer en naam van de exposant (standaardbelettering),
  • 3 spots.

 
De vloer en de gangen zijn bekleed met tapijt.
Op vraag van de exposant en mits een meerprijs kan een reserve/pantry voorzien worden in de stand.
 
13. Minimum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt van exposanten is 12m²(= 1 module), maximum oppervlakte die ter beschikking gesteld wordt is 120m²(= 10 modules). Stands met een oppervlakte van 12, 24, 36, 48, 60, 72, 96 of 120m² worden ter beschikking gesteld. L-vormige stands zijn niet toegelaten.
 
Er zijn diverse opstellingen mogelijk van een stand:

  • de modules worden in lijn (modules naast mekaar) gereserveerd
  • deze opstelling wordt aangeboden voor stands van 12, 24, 36, 48 en 60 m²
  • de modules worden in 1 blok gereserveerd (modules in rug aan rug opstelling, zonder tussenwanden)
  • deze opstelling wordt aangeboden voor stands van 48, 72, 96 en 120m²
  • de modules in face to face opstelling te vragen. Het aantal modules aan weerszijde van het gangpad dienen gelijk te zijn, waarbij de modules in lijn tegenover elkaar  gereserveerd.
  • Deze opstelling wordt aangeboden voor stands van 2 x 24 , 2x36 , 2x 48 et 2 x 60 m²

Het is niet toegelaten om het gangpad op welke wijze ook te beschouwen als onderdeel van de gereserveerde oppervlakte. Het gangpad houdt als enige functie: de vlotte doorstroming van personen.
 
Stands van 12, 24, 36 of 60m² worden enkel aangeboden in lijn (modules naast mekaar).
 
14.Themaeiland
14.1. De organisator kan beslissen tot het inrichten van een Themaeiland. Deze Themaeilanden worden specifiek voorbehouden voor bedrijven met een nader omschreven specialiteit. Voor 2019 worden 1 themaeiland ingericht, genaamd #Novasquare en wordt voorbehouden voor bedrijven die voor de 1ste keer deelnemen aan Laborama Expo. 
Exposanten die ervoor opteren hun stand op dit eiland (#Novasquare) te reserveren kunnen enkel opteren voor een stand met oppervlakte van 6m². 
Per bedrijf kan in deze zone enkel 1 stand van 6m² gereserveerd worden.
Andere stand oppervlakten zullen niet toegestaan zijn in deze zone, maar kunnen wel gereserveerd worden in de algemene tentoonstellingszone.
De prijs voor een stand reservatie binnen een Themaeiland of village bedraagt:
voor een stand van 6 m²: € 1.700,- (excl. BTW)
 
 
14.2. De stands in een Themaeiland of village zijn samengesteld uit modules van 6m². Elke stand wordt uitgerust met scheidingswanden, tapijttegels op de standvloer, fries met standnummer en naam van de exposant (standaardbelettering), 2 spots, tafel, statafel en hoge stoel.
Andere diensten die inbegrepen zijn in de prijs voor reservatie worden aangeboden zoals omschreven in artikels 17 & 23 van het tentoonstellingsreglement.
Voor de stands wordt een gemeenschappelijke ruimte voorzien.  Deze ruimte wordt aangekleed door de organisator en de exposanten krijgen hier de mogelijkheid om een toestel/voorwerp tentoon te stellen dat hun activiteit specifieert en extra in de kijker zet.  Het toestel/voorwerp mag maximum een gewicht hebben van 15 kg en maximale afmetingen van 80cm x 80cm en 50cm hoogte. 
 
14.3. Reservatie van stands in een Themaeiland of village is onderhevig aan goedkeuring door de organisatie. Exposanten dienen een korte omschrijving in van hun activiteit op te geven in de daarvoor voorziene zone van het inschrijvingsformulier. 
Het aantal stands in het themaeiland #Novasquare is beperkt.  De toekenning van de standplaats gebeurt op basis van ‘first come, first served’. 
 
15. De stands in de algemene tentoonstellingszone hebben een maximum hoogte van 2,5m en worden opgebouwd zoals omschreven in artikel 12. De binnenbekleding en decoratie van de stand wordt uitgevoerd door de exposant en mag op geen enkele manier de afmetingen van de stand overschrijden, noch in hoogte, noch in oppervlakte. De exposant mag geen andere tapijttegels gebruiken op zijn standvloer dan de welke door de organisator geleverd/geplaatst worden.
Tevens is het de exposant niet toegestaan op eigen initiatief welk onderdeel ook van de hun door Laborama geleverde stand te verwijderen tijdens opbouw, afbouw en de ganse duur van de beurs (voor de enige toegestane uitzondering zie art. 16).
Het is de exposanten niet toegelaten om voorwerpen, voor welk doeleinde ook, te (laten) bevestigen aan het plafond van de beurshal.
Beschadigingen aan het ter beschikking gesteld materiaal moeten door de exposant vergoed worden.
 
16. Verhoogde vloeren
Het gebruik van een verhoogde vloer in de stands is toegestaan bij stands met een oppervlakte van minimum 48m² , waarbij de verhoogde vloer als eerste functie heeft het wegwerken van een overvloed aan elektrische bedrading zodat de veiligheid in de stand vergroot.
Bij het gebruik van een verhoogde vloer in de stand moet rekening worden gehouden met het volgende:

  • de organisator dient minimum 1 maand voor de start van het evenement ervan op de hoogte gebracht te worden dat de exposant een verhoogde vloer zal plaatsen in zijn stand;
  • de maximale hoogte van de verhoogde vloer is 10cm, gemeten vanaf de vloer van het gebouw tot en met de bovenzijde van de verhoogde vloer;
  • de zijkanten moeten gesloten zijn en op een nette wijze worden afgewerkt;
  • zij dienen binnen de rooilijnen van de stand te worden gelegd;
  • de bovenzijde van de verhoogde vloer wordt afgewerkt met de tapijttegels die de organisator ter beschikking stelt en die in alle stands van de beurs van dezelfde kleur en formaat moeten zijn;
  • de hoogte van de stand (wanden) incl. de verhoogde vloer is 2,5m.

Exposanten die hun stand voorzien van een verhoogde vloer, worden verzocht rekening te houden met de toegankelijkheid voor iedereen en ervoor te waken dat de opstap die gecreëerd wordt door de verhoogde vloer geen hindernis vormt.
 
17. In de forfaitaire huurprijs per module van 12m² is begrepen:

  • de huur van de oppervlakte,
  • de stand,
  • verlichting (zie artikel 12),
  • de toegangskaarten voor de bezoekers,
  • promotiemateriaal (= zelfklevers, affiches en digitaal logo van Laborama Expo), 
  • de inschrijving in de online catalogus à rato van 700 karakters (incl. spaties, cijfers, …) in 3 talen per module van 12m² ,
  • vermelding van firmanaam en standnummer in de online exposantenlijst.

De teksten voor de catalogus in de taal van uw keuze worden via de bestelmodule op de Laborama Expo website expo.laborama.be verstuurd naar de organisator.
 
De verantwoordelijkheid voor de gegevens opgenomen in de websitecatalogus ligt volledig bij de exposant. Hij is rechtstreeks verantwoordelijk voor het invoeren van juiste adresgegevens, teksten, selectie van productrubrieken, opnemen van zijn logo,… Laborama kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor vergissingen van welke aard ook die in dit verband gemaakt worden.
 
Laborama aanvaardt ook geen enkele aansprakelijkheid tegen derden, mochten de exposantengegevens onjuist zijn.
 
De kosten voor elektriciteitsaansluiting zijn niet in de prijs begrepen. Elke exposant is verplicht een elektriciteitsaansluiting te bestellen bij Brussels Expo. De aanlsuiting kan besteld worden op de webshop van Brussels Expo waartoe de exposant toegang heeft via het beurshanboek.
 
Bij de bestelling van (o.a. in het beurshandboek) aangeboden diensten en goederen verplicht de Exposant zich de daaraan verbonden kosten aan de betreffende leverancier te betalen.
 
18. Een firma kan opgenomen worden in de online catalogus van Laborama zonder deel te nemen aan de vakbeurs. Een opname in de online catalogus van Laborama Expo kost EUR 1.500, - (excl. BTW). Deze prijs geldt per vakbeurs en niet per jaargang (indien er in dat jaar meer dan 1 vakbeurs zou worden georganiseerd).
 
19. Uitsluitend het bestuur van Laborama bepaalt de indeling van de tentoonstelling en de toewijzing van de standplaatsen.
Bij het toekennen van de standplaatsen wordt rekening gehouden met de volgende criteria:
a. datum van inschrijving
b. gereserveerde oppervlakte
c. Laborama lid of niet-Laborama lid
d. datum van betaling van de beursdeelname
 
Bij de inschrijving staat het de exposant vrij om zijn voorkeur voor een standplaats kenbaar te maken. Deze informatie is louter indicatief en kan de organisator niet binden. De organisator dient de toewijzing van standplaatsen niet te motiveren. Echter, de organisator verbindt zich ertoe de toewijzing van de standplaatsen naar best vermogen uit te voeren en maximaal rekening te houden met de opgegeven voorkeur volgens bovenvermelde criteria, de beschikbaarheid van standplaatsen en het reglement.
 
20. Bij gelijke inschrijving (qua datum en/of oppervlakte) van een Laborama lid en een niet-Laborama lid, krijgt het Laborama lid voorrang bij het toekennen van de standplaats.
 
21. Laborama behoudt zich het recht voor de plannen van de beurs te wijzigen en bijgevolg de inplanting van de standenbouw te veranderen indien dit nuttig of noodzakelijk blijkt, zonder dat de exposant recht kan doen gelden op een schadevergoeding. Het grondplan van de beurs wordt ter indicatieve titel verstrekt en zal, wanneer de organisator het noodzakelijk acht, worden aangepast aan de evolutie van inschrijvingen voor deelname aan de beurs.
In het kader van de optimalisatie van de beurs mag de organisatie beslissen om een exposant een andere standplaats toe te wijzen. Deze nieuwe toewijzing kan enkel gebeuren met het akkoord van de exposant in kwestie.
 
22. Bijkomende diensten kunnen online besteld worden via expo.laborama.be bij de diverse leveranciers die opgenomen zijn in het technisch dossier dat ter beschikking is van elke exposant. Deze diensten worden aan de exposanten gefactureerd.
Bij de bestelling van bijkomende diensten en goederen verplicht de Exposant zich de daaraan verbonden kosten aan de betreffende leverancier te betalen
 
23. Laborama biedt de exposanten ook gratis diensten aan.
Hierna volgt een niet-beperkende lijst van gratis aangeboden diensten:

  • opname in de online catalogus
  • parkeervouchers (2 per module van 12m² per beursdag)
  • deelname aan de exposantendrink
  • toegang tot wireless netwerk tijdens de beursdagen
  • vermelding van firma op online beursplattegrond
  • logo in de streamer vermeld op de Laborama website
  • logo naast de firmanaam in de exposantenlijst op de Laborama Expo website
  • reinigen van de stands en van de gangen

Deze diensten kunnen op geen enkel ogenblik beschouwd worden als een verworven recht en Laborama behoudt zich het recht voor de gratis aangeboden diensten te allen tijde te herzien.
D.w.z. dat zij, zonder inspraak van derden, kan beslissen gratis diensten toe te voegen of gratis diensten te schrappen. Exposanten hebben hiertegen geen verhaal.
 
Exposanten die om welke reden dan ook beslissen om geen beroep te doen op deze diensten, kunnen in geen geval aanspraak maken op financiële compensatie voor genoemde diensten.
 
24. Opbouw :
De dag vóór de tentoonstelling richten de exposanten hun stands in van 12u00 tot 21u00. De dag van de tentoonstelling kunnen zij de inrichting voltooien van 07u00 tot 09u00.
 
Toegang tot het omheinde domein van Brussels Expo met een voertuig is enkel mogelijk op vertoon van een toegangskaart. Deze zijn aan te vragen via het beurshandboek.
 
25. Openingsuren de dag van de tentoonstelling :
14 maart 2019                                                
bezoekers: van 09u30 tot 16u30                  
exposanten: van 07u00 tot 18u30               

15 maart 2019
bezoekers: van 09u30 tot 16u00
exposanten: van 08u30 tot 21u00

De standen moeten bemand zijn tijdens de openingsuren voor de bezoekers.
 
Toegang tot de beurshal met de wagen is niet mogelijk tijdens beursdagen.
 
26. Afbouw :
Aan het einde van de 2de tentoonstelling dag (15/03/2019) ontruimen de exposanten hun stands volledig van 16u00 tot 21u00.
Indien de door de exposant gebruikte stand niet tijdig of volledig is ontruimd of indien deze niet wordt opgeleverd in de staat, waarin die hem ter beschikking werd gesteld, is de organisator bevoegd op kosten van de exposant de nodige maatregelen te nemen.
 
Toegang tot het omheinde domein van Brussels Expo met een voertuig is enkel mogelijk op vertoon van een toegangskaart. Deze zijn aan te vragen via het beurshandboek.
 
27. Het is de exposanten niet toegestaan materiaal, producten, documentatie, posters, … te verwijderen van hun stands voor het officiële sluitingsuur van Laborama Expo (vrijdag 16u00) tenzij schriftelijke toelating van de organisatie. De exposant dient hiervoor een schriftelijke aanvraag in te dienen bij de organisatie.In het algemeen belang kan de organisator beslissen het sluitingsuur te vervroegen (met een maximum van 2 uur).
 
28. De namen en de stand nummers van de exposanten worden door de organisator op de friezen aangebracht. De exposanten mogen geen naam, publiciteit of logo aanbrengen op de bestaande friezen of op de buitenzijde van de stands. Ook in de gangen of andere gemeenschappelijke ruimtes (met inbegrip van de ingangen tot de tentoonstellingen) is het de exposanten niet toegestaan publiciteit te maken of om activiteiten te ontplooien buiten zijn stand.
Inbreuken op deze regel geven aanleiding tot het onmiddellijk verwijderen van de ten onrechte aangebrachte naam, publiciteit, logo….
 
29. Het is deelnemers niet toegestaan, prijslijsten, catalogen, circulaires en dergelijke van door hen of anderen gevoerde goederen buiten de stands te verdelen of te laten verdelen. Enkel op de plaatsen die door Laborama bestemd worden voor het plaatsen van publiciteit in de tentoonstellingsruimte, mag de exposant gedrukte/geprinte brochures/folders plaatsen. Deze brochures/folders moeten betrekking hebben op de producten die de exposant vertegenwoordigt en/of op zijn aanwezigheid op Laborama Expo . Inbreuken vastgesteld op deze regel, zijn aanleiding tot het onmiddellijk verwijderen van de ten onrechte aangebrachte namen, prijslijsten, catalogen, circulaires, brochures/folders, publiciteit, logo’s en dergelijke.
 
30. De organisator (Laborama) verzekert het materiaal waarmee de stands worden opgebouwd.
Laborama onderschrijft een verzekeringspolis, die de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie tegenover derden dekt, in de gemeenschappelijke delen, buiten de standen.
 
De exposanten zijn verplicht hun eigen materiaal te verzekeren.
De exposant is verantwoordelijk voor en is verplicht zich te verzekeren tegen alle schade, van welke aard ook, die veroorzaakt wordt door toedoen van zichzelf, zijn personeel, personen die voor hem werken of op elke andere wijze onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
De exposanten verzaken alle verhaal tegen de organisator, de eigenaars of de huurders van de gebouwen, voor alle schade berokkend aan het tentoongestelde materiaal, de standconstructie, enz. voor welke reden ook.
De organisator kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor gelijk welke diefstal, schade, brand, ontvreemding e.d. aan tentoonstellingsmateriaal of andere goederen die zich in de beurshallen bevinden.
Om diefstal te vermijden, vraagt de organisator om geen waardevolle voorwerpen op zichtbare en/of gemakkelijk toegankelijke plaatsen achter te laten.
 
31. Elektriciteit
31. 1.  De elektriciteitsaansluiting is niet inbegrepen in de prijs voor de stand.  Elke exposant dient  bijkomend voor zijn stand een eigen elektrische aansluiting te bestellen volgens het verbruik dat hij nodig heeft.  De aanlsuiting kan besteld worden op de webshop van Brussels Expo waartoe de exposant toegang heeft via het beurshanboek.  . Dit elektrisch vermogen dient ook de standaard verlichting in de stand te omvatten, die ±100 Watt per gereserveerde oppervlakte van 12m² verbruikt.
De exposant houdt hiermee rekening bij het berekenen van het totale vermogen van zijn elektrische installaties in de stand.
De aansluiting van de elektrische installaties van de stands op het elektriciteitsnet van de hal zal uitsluitend geschieden door de erkende installateur welke door de beursorganisatie is aangesteld. De exposant zal op voorhand zijn benodigde stroomvoorzieningen specificeren en kenbaar maken aan Brussels Expo, via het daarvoor bestemde online bestelformulier.
De organisator is enkel gehouden de voorzieningen te leveren welke in de betreffende hal technisch uitvoerbaar en haalbaar zijn. Het niet-leverbaar zijn van een bepaalde voorziening zal geen aanleiding geven tot enige vergoeding of terugbetaling aan de exposant, zelfs wanneer de levering in beginsel door onkundigheid of onwetendheid is toegezegd door de organisatie.
 
31.2. Elke elektriciteitspanne of onderbreking die een gevolg is van vooraf te weinig elektrisch vermogen besteld te hebben, zal verhaald worden op de exposant in kwestie.
 
32. In het geval dat de exposant inbreuk pleegt op het reglement, handleiding of op andere wijze in gebreke blijft tov gemaakte afspraken of overeenkomsten, heeft de organisatie het recht de elektriciteit in de stand van de exposant onverwijld af te sluiten tot de betwisting geregeld wordt.
 
33. Er wordt catering ter beschikking gesteld van de exposanten. Hiervoor voorziet de organisator een zone in de tentoonstellingsruimte.
Exposanten kunnen hun consumpties betalen in de cateringzone(s) ter plaatse: cash, met bancontact of creditcard (Visa).
Exposanten kunnen met de door de organisatie aangeduide cateraar schikkingen treffen voor het vooraf bestellen van catering.
 
34. Na de vakbeurs Laborama Expo (per locatie) wordt een adressenbestand van de bezoekers opgesteld. Dit adressenbestand kan enkel ter beschikking gesteld worden van exposanten die effectief aan de desbetreffende beurs deelnamen. Laborama behoudt zich het recht voor om deze bestanden tegen betaling ter beschikking te stellen.
De bestanden worden geleverd nadat de exposant zijn factuur voor deze dienst voldaan heeft.
 
35.In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisator.
 
36. Geschillen. De exposanten verbinden zich ertoe de bepalingen van huidig reglement na te leven.
Ieder geschil met betrekking tot Laborama Expo valt onder de toepassing van de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn enkel de rechtbanken van Brussel (België) bevoegd.