Règlement de participation au salon Laborama

Ce règlement est d’application pour chaque salon professionnel « Laborama » organisé par Laborama. En 2019, Laborama Expo prend la forme d’un seul salon de 2 jours. Les prix mentionnés ci-dessous sont d’application pour ce salon de 2019 et s’entendent hors TVA.


1. L’inscription comme exposant à Laborama Expo est ferme et définitive. Par leur inscription, les exposants s'engagent à respecter les dispositions du règlement de participation à Laborama Expo, et toute disposition nouvelle adoptée par les organisateurs dans l'intérêt du salon.
 
2. Par leur participation à Laborama Expo, les exposants s’engagent à ne présenter que des produits et/ou services en rapport direct avec le secteur du laboratoire.

La participation à Laborama Expo est ouverte aussi bien aux membres qu’aux non-membres de Laborama, bien que la participation d’un non- membre de Laborama ne soit acceptée que si l’organisation de Laborama estime que l’activité commerciale de la société non-membre est en rapport direct avec le secteur du laboratoire.

En plus, l’organisation de Laborama se réserve le droit de refuser l’inscription des sociétés qui n’ont pas un siège commercial en Belgique ou qui n’y exercent pas d’activité commerciale directe.
 
3. L’inscription des sociétés se fait sous leur nom. Seule la société qui s’inscrit sera considérée par l’organisateur comme exposant effectif. Ce n’est qu’à cette société que les services, décrits dans le règlement, seront accordés. Il est interdit à l’exposant de céder à un tiers l’entièreté ou une partie de son stand, sous quelle dénomination ou titre que ce soit. Dans le cas où l’exposant déciderait, malgré tout, de partager son stand avec des tiers, ceux-ci ne pourront prétendre aux services de Laborama Expo et ne pourront faire valoir aucun droit.
 
4. Les inscriptions se font uniquement on-line via le formulaire d’inscription repris sur le site web expo.laborama.be.
 
5. L’organisateur se réserve le droit de refuser ou d’accepter une demande de participation à Laborama Expo, à tout instant et pour quelque raison que ce soit.
 
6. Le prix d'un stand est facturé en 1 fois. La facture pour la réservation de stand est redevable à la date d’échéance et, au plus tard, 2 semaines avant le début du salon. Dans le cas où le montant redevable reste (même partiellement) impayé, l’organisation se réserve le droit de mettre fin à la participation de l’exposant à Laborama Expo, en respectant les clauses et obligations telles que décrites dans l’article 10 du présent règlement.
 
7. Prix forfaitaire par module de 12 m ² pour un stand à Laborama - Bruxelles:

  • Pour les membres de Laborama: EUR 2.340,00 (TVA excl.)
  • Pour les non-membres de Laborama : EUR 2.990,00 (TVA excl.)

Les membres de Laborama bénéficient de cette réduction intéressante s’ils répondent aux conditions suivantes: 

  • Ils sont membres de Laborama au moment de leur inscription et ont payé leur cotisation pour l'année complète de 2018.
  • Ils n'ont pas de retard de paiement envers Laborama (à l'exception d'un litige accepté).
  • Ils restent membres de Laborama jusqu’à la fin de l’année 2019 au moins.

 
8. Les prix mentionnés s’entendent hors TVA de 21%.

Depuis le 1er janvier 2011, la TVA est redevable dans le pays où l'exposant est établi.

Les exposants étrangers (en possession d’un numéro de TVA non-belge) recevront, à partir de cette date, des factures sans TVA pour toutes les prestations de services rendus dans le cadre d'une participation à un salon (y compris le stand), à l'exception des frais de restauration pour lesquels la TVA reste redevable dans le pays où le service est matériellement exécuté.
 
9. Laborama accepte des inscriptions jusqu’à 5 semaines avant la date du salon. Passé ce délai, Laborama ne peut garantir ni la réservation de l’exposant ni la fourniture de tous les services y attenant.

Cette règle est également d’application pour toute réservation de stand, pour laquelle la facture reste impayée 2 semaines avant le début du salon Laborama Expo.
 
10. En cas d’annulation par l’exposant les frais suivants seront en tous cas redevables à Laborama:

  • plus de 60 jours avant l’évènement: 10% du montant total
  • de 60 jours à 30 jours avant l'évènement: 30% du montant total
  • de 30 à 14 jours avant l'évènement: 50% du montant total
  • moins de 14 jours avant l’évènement: 75% du montant total

L’annulation du salon professionnel pour des raisons de forces majeures n’entraine pas de la part de l’organisateur ni de remboursement de factures payées ni d’établissement de notes de crédit en vue d’annuler des factures non réglées de l’exposant.
 
11. L’organisateur confirmera ou refusera, par email, chaque demande de participation à Laborama endéans les 3 semaines suivant la date de réception de la demande de participation. Un refus ne sera pas motivé par l’organisateur.

Si l’exposant (potentiel) n’a pas reçu de réponse endéans ce délai, il doit considérer que sa demande n’a pas été enregistrée et doit réintroduire une nouvelle demande auprès de l’organisateur Laborama.
 
12. Les stands à Laborama Expo  sont composés de modules de 12 m².

Description de l’aménagement d’un stand d’un module de 12 m²:

  • parois blanc,
  • montants en aluminium,
  • frise (N° de stand + nom de l’exposant, lettrage standard),
  • 3 spots, 

Le stand et les allées sont recouverts de tapis.

Sur demande et moyennant un supplément de prix, une réserve peut être installée dans le stand.
 
13. La superficie minimale des stands mis à la disposition des exposants est de 12 m² (=1 module). La superficie maximale étant de 120 m² (= 10 modules).

Des stands d’une superficie de  12, 24, 36, 48,60, 72, 96 ou 120 m² sont disponibles. Les stands en forme de L ne seront pas autorisés.

Ci-dessous les diverses possibilités d’implantation d’un stand :

  • une implantation de modules en ligne (tous les modules côte à côte)
    Cette implantation est possible pour les stands de 12, 24, 36, 48 et 60 m²
  • une implantation de modules en bloc (modules « dos à dos », sans parois de séparation)
    Cette implantation est possible pour les stands de 48, 72, 96 et 120 m²
  • une implantation de modules « face à face ». Le nombre de modules, de chaque côté du couloir, doit être identique. Les modules en ligne doivent être réservés les uns en face des autres et cette implantation est possible pour les stands de 2 x 24 , 2x36 , 2x 48 et 2 x 60 m²

Il n’est pas permis de considérer l’allée comme faisant partie intégrante du stand. La seule fonction de l’allée étant d'assurer le passage des visiteurs.

Pour les réservations de 12, 24, 36 et 60m² les modules seront toujours implantés en ligne.
 
14. Ilots thématiques
14.1. L’organisateur peut décider d’implanter des îlots/villages thématiques. Ces îlots/villages sont spécifiquement réservés aux sociétés dont la spécialité sera précisée ultérieurement.

Pour l’édition de 2019, un (1) îlot thématique sera implanté, appelé #Novasquare et sera destiné aux sociétés qui participent pour la 1ière fois au Laborama Expo. Les exposants qui souhaitent réserver leur stand sur cet îlot/village peuvent uniquement opter pour un stand de 6m². D’autres superficies de stands ne seront pas autorisées dans les îlots/villages, mais bien dans le reste du salon.
Seul 1 stand de 6m² peut être réservé par société dans cette zone
Le prix de réservation d’un stand dans un îlot/village thématique s’élève à:
Pour un stand de 6 m²: € 1.700,- (TVA excl.)
D'autres superficies peuvent être réservées dans la zone d'exposition générale selon les descriptions et les conditions décrites dans le règlement du salon.

14.2. 
Les stands dans un îlot thématique ou un village sont composés de modules de 6 m². Chaque stand est équipé de cloisons, d'un revêtement de sol en dalles de tapis, d'une frise avec le numéro du stand et le nom de l'exposant (lettrage standard), de 2 spots, d'une table , tale haute et d'un tabouret.
D'autres services inclus dans le prix de la réservation sont offerts comme décrit aux articles 17 & 23 du règlement de l'exposition.
Devant les stands un espace commune sera prévue.  Cet espace est habillé par l'organisateur et les exposants ont la possibilité d'y exposer un dispositif / objet qui spécifie leur activité et la met en valeur. L'appareil / l'objet peut avoir un poids maximum de 15 kg et des dimensions maximales de 80 cm x 80 cm et 50 cm de hauteur.

14.3. 
La réservation de stands dans un îlot thématique ou un village (pour 2019 = #Novasquare) est soumise à l'approbation de l'organisation. Les exposants doivent donner une brève description
de leur activité dans la zone prévue à ce sujet sur le formulaire d'inscription.
Le nombre de modules dans l’îlot thématique #Novasquare est limité. L’attribution de l'emplacement de stand se fait sur la base du principe « first come, first served ». 

15. La hauteur maximale des stands dans la zone d’exposition générale est de 2,50 m. Les stands seront construits comme décrit à l’article 12 ci-dessus. La décoration intérieure du stand, telle qu'établie par l’exposant, ne peut en aucun cas excéder les limites du stand ni en hauteur, ni en surface. Le sol du stand est obligatoirement revêtu par les dalles de tapis installé/mis à disposition par l’organisateur.

De plus, l’exposant ne peut pas enlever de sa propre initiative, quelconque partie du stand qui lui a été fournie par l’organisateur ni pendant le montage, le démontage ou toute la durée du salon (pour la seule exception voir art. 16).

Les exposants ne peuvent pas (faire) suspendre d’objets, pour quelque raison que ce soit, au plafond du hall d’exposition.

Tout dommage causé au matériel mis à disposition de l’exposant doit être dédommagé par ce dernier.
 
16. Planchers surélevés

L'utilisation d'un plancher surélevé est autorisée pour les stands d’une superficie minimale de 48 m². L’objectif premier d’un plancher surélevé étant de recouvrir la profusion de câblages électriques afin d’accroître la sécurité sur le stand.

Dans le cas où un plancher surélevé est effectivement construit dans un stand, l’exposant doit respecter les règles suivantes:

  • l'organisateur doit en être informé au minimum un mois avant le début de l’évènement;
  • la hauteur maximale du plancher surélevé est de 10 cm, mesurée à partir du sol du hall d’exposition jusqu’à la partie supérieure du plancher surélevé;
  • les parties latérales du plancher doivent être fermées et jouir d’un niveau de finition correcte;
  • le plancher surélevé doit être aligné avec le stand;
  • le dessus du plancher surélevé doit être revêtu des dalles de tapis mis à disposition par l'organisateur. Il est impératif que les dalles de tapis soient uniformes en taille et couleur, dans tous les stands.
  • la hauteur du stand (cloisons), tenant compte du plancher surélevé reste: 2,50 m.

Les exposants qui installent un plancher surélevé dans leur stand sont priés de veiller à l’accessibilité pour tous et de faire en sorte que cette surélévation ne crée pas d’obstacle.
 
17. Le prix forfaitaire de location par module de 12 m² comprend:

  • la mise à disposition de la surface,
  • le stand, l’éclairage (voir art. 12),
  • les cartes d’entrée visiteurs
  • le matériel de promotion (= affiches, autocollants et logo digital de Laborama).
  • l’insertion dans le catalogue on-line d’un texte de 700 caractères (y compris les espacements, lettres, chiffres, …) en 3 langues.
  • l’insertion, dans la liste des exposants on-line des exposants, du nom de la société et du numéro de stand.

Les textes pour le catalogue on-line rédigés dans la/les langue(s) de votre choix, sont obligatoirement transmis à l’organisateur via le site web de Laborama: www.laborama.be.

L’exposant est seul responsable des données qui seront reprises dans le catalogue du site web. L’exposant est seul responsable pour l'exactitude des données telles qu'adresses, textes, sélection de catégories de produits, logo sur le site web. Laborama ne peut, en aucun cas, être tenu responsable de toute erreur y afférent.

Laborama n’assumera aucune responsabilité vis-à-vis des tiers dans le cas de données incorrectes d’exposants.

Les coûts pour la connexion électrique ne sont pas inclus dans le prix. Chaque exposant est obligé de commander une connexion électrique à Brussels Expo. La connexion peut être commandée à la boutique en ligne (webshop) de Brussels Expo à laquelle l'exposant a accès via le manuel d'exposition.

Lors de la commande de services et de biens (entre autres, ceux figurant dans le manuel d'exposition), l'exposant s'engage à payer les coûts associés au fournisseur concerné.
 
18. Une société peut être reprise dans le catalogue on-line de Laborama Expo, sans pour autant participer au salon. Une telle insertion dans le catalogue on-line de Laborama Expo coûte EUR 1.500,00 (hors TVA). Ce prix est d’application par salon professionnel organisé par Laborama et non par année (si plus d’un salon professionnel est organisé durant cette année).
 
19. Seule la direction de Laborama décide de l’implantation du salon et de l’attribution des emplacements.
Les emplacements seront attribués sur base des critères suivants:

  • date de l’inscription
  • surface réservée
  • membre de Laborama ou non
  • date du paiement de la facture pour participation

Au moment de l’inscription, les exposants ont la possibilité d’indiquer leur préférence pour l’emplacement de leur stand. Cette information est purement indicative sans lier Laborama. L’organisateur ne doit pas justifier l’attribution de l’emplacement d’un stand. Toutefois, il s’engage à attribuer les emplacements, au mieux, en tenant compte au maximum des desiderata de l’exposant, suivant les critères susmentionnés, la disponibilité des emplacements et le règlement.
 
20. Dans le cas d’une inscription simultanée (en date et/ou surface) d’un membre de Laborama et d’un non- membre de Laborama, le membre de Laborama aura la priorité lors de l’attribution de l’emplacement.
 
21. L’organisateur se réserve le droit d’adapter le plan du salon et par conséquent, de modifier l’implantation des emplacements si cela s’avère utile ou nécessaire, sans que cela ne confère aux exposants le moindre droit de revendiquer un quelconque dédommagement. L’organisateur transmet à l’exposant le plan du salon à titre purement informatif. Ce plan sera adapté de façon régulière selon l’évolution des inscriptions au salon.

Dans le cadre de l’optimisation du salon, l’organisateur peut attribuer un nouvel emplacement à un exposant, pour autant que l’exposant marque son accord avec cette proposition.
 
22. Des services supplémentaires peuvent être commandés via le site web du salon, expo.laborama.be, auprès des différents fournisseurs repris dans le dossier technique mis à la disposition de l’exposant. Ces services seront facturés directement aux exposants.

Lors de la commande de services et de biens (entre autres, ceux figurant dans le manuel d'exposition), l'exposant s'engage à payer les coûts associés au fournisseur concerné.
 
23. Laborama met gratuitement les services suivants à la disposition des exposants :

  • mention dans le moteur de recherche du catalogue on-line
  • des bons de stationnement (2 par module de 12m² par journée d'exposition)
  • drink de l’exposant
  • accès au réseau Wireless pendant le salon
  • mention de la société sur le plan du salon
  • logo de l’exposant sur le « streamer » du site web Laborama
  • logo à côté du nom de la société dans la liste des exposants sur le site web Laborama
  • nettoyage des stands et des allées

Cette liste est non exhaustive.

Ces services ne peuvent en aucun cas être considérés comme acquis et Laborama se réserve le droit de revoir sa position quant aux services gratuits offerts.

Ceci implique que Laborama peut, à tout moment et sans consultation de tiers, décider d’ajouter ou de supprimer des services offerts gratuitement.

Les exposants n’ont aucun recours.

Les exposants qui ne désirent pas faire usage de ces services ne peuvent en aucun cas avoir droit à une compensation financière.
 
24. Montage:

Les exposants aménagent leur stand la veille de l’ouverture, de 12 h à 21 h. Ils peuvent terminer leur aménagement le premier jour du salon, de 07 h à 09 h.

L'accès au domaine clôturé de Brussels Expo avec un véhicule n'est possible que sur présentation d'un billet d'entrée. Ceux-ci peuvent être demandés via le manuel d'exposition.
 
25. Heures d’ouverture pendant le salon:
14 mars 2019                                                                
visiteurs: de 09 h 30 à 16 h 30                                      
exposants: de 07 h à 18 h 30                                       

15 mars 2019
visiteurs: de 09 h 30 à 16 h 30
exposants: de 08 h 30 à 21 h

Une présence de personnel doit être assurée sur le stand pendant les heures d’ouverture du salon.

L'accès au hall d'exposition en voiture n'est pas possible pendant les jours d'exposition.

 
26. Démontage:

Les exposants libèrent leur stand le dernier jour du salon, le 15 mars 2019, de 16 h 30 à 21h.

Si le stand de l’exposant n’est pas complètement libéré dans les délais prévus ou si celui-ci n’est pas remis dans l’état initial lors de la mise à disposition, l’organisateur se réserve le droit de prendre les mesures qui s’imposent aux frais de l’exposant.

L'accès au domaine clôturé de Brussels Expo avec un véhicule n'est possible que sur présentation d'un billet d'entrée. Ceux-ci peuvent être demandés via le manuel d'exposition.
 
27. Il est interdit d’enlever, des stands, du matériel, des produits, de la documentation, de la documentation, des affiches…, avant l’heure de fermeture officielle de Laborama (vendredi 16 h 30), sauf autorisation écrite de l’organisateur. L’exposant est tenu d’introduire une demande écrite à ce sujet auprès de l’organisateur. Dans l’intérêt général, l’organisateur peut décider une fermeture anticipative (de maximum deux heures) du salon.
 
28. Les noms et n° de stands des exposants sont apposés par l’organisateur sur les frises. Il est interdit aux exposants d’ajouter un nom, une publicité ou un logo sur les frises existantes ou sur le côté extérieur de leur stand. Il est également interdit aux exposants de faire de la publicité ou de déployer quelconque activité en dehors de leurs stands, dans les allées ou autres parties communes (y compris les entrées au salon).

Toute infraction à cette règle entraînera l’enlèvement immédiat du nom, publicité, logo… litigieux.
 
29. Il est interdit aux participants de (faire) distribuer des listes de prix, catalogues, circulaires,…à l’extérieur des stands. L’exposant peut placer des brochures, dépliants et documents promotionnels uniquement dans les présentoirs prévus à cet effet par Laborama à plusieurs endroits dans le salon.

Ces brochures/dépliants doivent avoir trait aux produits présentés par l’exposant. Toute infraction constatée donnera lieu à l’enlèvement immédiat du matériel litigieux.
 
30. L’organisateur assure le matériel de construction des stands. Laborama souscrit une police d’assurance en responsabilité civile couvrant son organisation vis à vis des tiers, pour ce qui est des parties communes, hors stands.
Chaque exposant est tenu d’assurer son propre matériel.

Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance exploitation qui le couvre contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, provoqué par une erreur personnelle, ou par une erreur commise par son personnel, des personnes travaillant pour lui ou sous sa responsabilité.

Les exposants font abandon de recours vis-à-vis de l'organisateur, les propriétaires ou les locataires de l’immeuble, pour tout dommage causé au matériel exposé, la construction du stand, etc., pour quelque raison que ce soit
L'organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable de vol, dégât, incendie, disparition, etc. de matériel exposé ou d’autre biens qui se trouvent dans les halls d'exposition.

Afin de minimiser les risques de vols, l’organisateur demande de ne pas laisser des objets de valeur à un endroit visible ou facile d’accès.
 
31. Electricité
31.1. La connexion électrique n'est pas incluse dans le prix du stand. Chaque exposant doit également commander son propre raccordement électrique pour son stand en fonction de la consommation dont il a besoin. La connexion peut être commandée à la boutique en ligne (webshop) de Brussels Expo à laquelle l'exposant a accès via le manuel d'exposition. Cette connexion électrique devrait également inclure l'éclairage standard du stand, qui consomme ± 100 watts par zone réservée de 12 m².

Seul l’installateur accrédité par l’organisateur du salon aura le droit d’exécuter les raccordements électriques des stands au réseau d’électricité des halls d’exposition.

L’exposant doit spécifier d’avance et communiquer à l’organisateur du salon la puissance électrique requise pour son stand, en utilisant le bon de commande adéquat repris dans le manuel technique on- line du salon. L’organisateur est tenu de fournir cette alimentation électrique pour autant qu’elle soit disponible et techniquement réalisable. Une impossibilité de mise à disposition d’une alimentation électrique ne donnera pas lieu à un dédommagement ou un remboursement quelconque à l’exposant, même si l’organisateur a, dès le départ, par ignorance ou par incompétence, approuvé le raccordement.
 
31.2. Tout manque ou toute interruption d’électricité résultant de la commande préalable d’une alimentation électrique insuffisante sera récupéré auprès de l’exposant concerné.
 
32. Toute infraction de la part de l’exposant au règlement ou le non-respect des accords ou conventions, donnera à l’organisateur le droit de couper sans délai le courant dans le stand de l’exposant,  jusqu’à solution du litige.
 
33. Un service de «restauration» est mis à la disposition des exposants. L’organisateur réserve à cet effet une aire de restauration dans le salon.

Les exposants peuvent payer leurs consommations sur place soit au comptant, soit par Bancontact, soit par carte de crédit (Visa).

Les exposants ont la possibilité de commander à l’avance des services de restauration, directement auprès du traiteur officiel du salon.
 
34. Laborama établira un fichier d’adresses des visiteurs après chaque salon (par lieu). Ce fichier n’est proposé qu’aux sociétés qui ont effectivement participé en tant exposant au salon en question. Laborama se réserve le droit de vendre les fichiers d’adresses visiteurs.

Le fichier d’adresses sera fourni à l’exposant après réception du paiement de la facture correspondant à ce service.
 
35. Pour toutes situations non décrites dans ce règlement, la décision finale appartient à l’organisateur.
 
36. Litiges. Les exposants s’engagent à respecter tous les termes du présent règlement. Tout litige est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (Belgique).